コロナ関連事業での実績が認められ、新事業の事務局の運営を受託

某自治体では、家庭のエネルギーコストの負担軽減を図る設備導入の設置を支援する事業の実施を決定。それを受けた所管の課より引き合いがあり、山梨ニューメディアセンターと協同で受託しました。前年度にコロナ関連の事業を同じスキームで受託した際の評価が高く、受託へとつながっています。

互いの得意分野を活かしたグループ会社との協業

自治体からの要望は、本事業に関する情報のデータ化および管理と、コールセンターと一連の事務作業を担う事務局の運営でした。そこで、山梨ニューメディアセンターが情報のデータ化と管理を、サンニチ印刷が、コールセンターと一連の事務作業を担う事務局の運営を担当することとし、本社内にある執務室に専用回線を用意して、「設備導入補助金事務局」を開設。独自の人材バンクからスタッフを配して、1年間にわたり、土日祝日を含む10時から19時まで、事務局を運営しました。

多岐にわたる業務に柔軟に対応できる体制を整備

今回の給付金は、『申請→給付決定→設備工事を実施後、報告書提出→給付額の決定→給付金の振り込み』という流れで実施されるため、事務局業務も、当初は、申請書類の記載や事業に関する問い合わせへの対応、郵送あるいは持参される申請書類の受付、内容確認および不備があった場合の申請者への連絡、申請の一次審査といった申請に関する事務作業から始まり、給付決定通知の封入・封緘と投函、実施報告書の受付と内容確認、そして、額確定通知の送付と、時間経過とともに新たな業務が加わり、作業内容も変化していくことが予想されました。
また、建設業者が代理申請するケースも多く、対応する際に、専門用語や専門知識が求められる場面も想定されました。
そうした事態に対応するため、サンニチ印刷では、クライアントとの協議によりマニュアルを作成するとともに、スタッフの事前講習を実施。実際の業務を通して出てきた課題については、常時マニュアルに反映させスキルアップを図りつつ、スタッフ間で共有して、不手際やミスの生じにくい体制を作り上げていきました。また、受付時に不備が見つかった場合や、書類の記載方法がわからないといった理由で来訪する申請者に、書類を挟んで座り、指導しながら記載してもらえるよう打ち合わせスペースを用意するなど、経験からくる細やかな配慮により、クレームにつながらないスムーズな対応を実現しました。