人手不足により対応が難しい商品券配布業務をアウトソーシングしたい

某市役所様では、引換券を全戸に発送し、市民が市役所に来庁して商品券と引き換えるという流れで、全市民へ商品券を配布していましたが、この業務自体の負担が大きいこと、加えて、課員の人事異動もあって、とても対応しきれないことなどから、商品券を各家庭に発送する形に変更するので、封入、封緘、発送までを担当してもらえないかとの相談がありました。

市役所様と協議しながら事業を設計

某市役所様からの当初の要望は、商品券の印刷と、封入、封緘、発送でしたが、近隣自治体で実施した経験から、発送後には相当量の市民からの問い合わせが想定されることを伝え、事務局の設置を提案しました。
また、商品券のような金券を発送する場合には、過不足なく市民一人ひとりに確実に届けるため、2重に配布するなどのトラブルを防ぐために、全商品券と冊子にナンバリングをし、名前と冊子の番号を紐づけした上で、世帯ごとに発送することが有効であると提案し、そのスキームでの実施が決定しました。
加えて、事業を円滑かつ効果的に進めるために有効なプロモーションの仕様とデザインを提案し、B2ポスター、のぼり、ステッカー等を制作して納品しました。

商品券の印刷と封入・封緘・発送の流れ

某市役所様から全世帯全市民の情報をご提供いただき、リスト化しました。
ナンバリングした商品券を全市民と紐づけし、世帯人数分の商品券と、世帯主と家族の名前を明記した案内状を封筒に入れ、世帯主の名前を印字した宛名ラベルを貼るという業務を、セキュリティールームにて、指定人員で実施しました。14,000世帯分の封入作業を5日間で行い、二重チェック体制で行いました。

市役所内に事務局を開設、スタッフを派遣して運営

事務局には、平日9時から17時まで2名のスタッフが常駐し、市民および取扱店からの問い合わせ電話への対応、受取人不在で保管期間が経過したために返還されてきた商品券の保管と市民への引渡し、参加店舗へのプロモーションツール類の引渡しなどを担当しました。
事前研修と独自マニュアルにより、市民からの「どこで使えますか？」「まだ届きませんが…」といった一般的な問い合わせはもちろん、取扱店からの換金方法などに関する問い合わせにも、担当職員の手を煩わせることなく対応しました。