個人情報の取り扱いについて

改定日:平成28年2月17日

1.個人情報の安全管理について

当社は、お客さまから預託された個人情報及び当社が直接書面により取得した個人情報を保管し、個人情報データベースなどを事業の用に供している個人情報取扱事業者として、厳重に管理いたします。漏洩、滅失又はき損から個人情報を保護するために、当社の個人情報保護マネジメントシステム(以下 PMS)に基づき安全対策を講じます。

2.個人情報の利用目的について

当社では、お客さまから個人情報を取り扱う業務を受託する場合及び当社が個人情報を直接書面で取得する場合には、以下に掲げる目的に利用し、それ以外に使用することはありません。

1)お客さまから個人情報を取り扱う業務を受託する場合
  • 名簿の作成、印刷、発送業務のため
  • ダイレクトメール作成、印刷、発送業務のため
  • 懸賞、キャンペーン等の関連業務のため
  • ホームページの運営、管理業務のため
2)当社が個人情報を直接書面により取得する場合
  • 本人より個人情報である原稿を受け取り、自分史を製作するため
  • 各種フォーラムの参加申し込み受付、ご案内送付、講演録発送業務のため
  • 当社のカレンダー応募受付、抽選、発送のため
  • 当社自ら企画した懸賞やキャンペーン等に当選されたお客さまに当選品を発送するため
  • 当社自ら企画したアンケート調査を行って、今後のサービスに反映するため
  • 当社の採用募集の際、履歴書などの必要書類を提出していただき、採用を検討するため
  • 当社の事業やサービスについてお問い合わせいただいた際に、内容に回答したり、資料を送付したりするため
3.PMSの運用前から保有している開示対象個人情報の取り扱いについて

当社では、以下の開示対象個人情報をPMSに基づき適正に管理します。

  • ネクスト・ウェーブ・フォーラムの参加申し込みでお預かりした個人情報は、フォーラムのご案内と講演録の発送のみに使用します。
  • 自分史フォーラムの参加申し込みでお預かりした個人情報は、フォーラムのご案内と講演録の発送のみに使用します。
  • 自分史を製作するために本人から預かった原稿は、物件の製作にのみ使用します。
  • 当社のカレンダーの応募時にお預かりした個人情報は、抽選及び発送のみに使用します。
  • ライフスタイルマガジン「晴耕雨読」の懸賞付読者アンケートは、統計的な処理によるアンケートの集計・分析とプレゼントの発送、資料請求先からの電話連絡及び資料発送のみに使用します。
4.個人情報の第三者への開示について

当社では、下記の場合を除き、基本的にお客さまの個人情報を第三者に開示することはありません。

  • ライフスタイルマガジン「晴耕雨読」の懸賞企画の資料請求による資料請求先からの電話連絡及び資料発送のため
  • 裁判所や警察などの公的機関から法に基づく照会を受けて開示請求され、これに応じるため
  • 本人及びその他の方の生命、身体などを保護するため、やむを得ず関係機関に照会するため
5.従業員情報のプロセスごとの安全管理策

従業員および応募者から「人事・庶務・労務関連の個人情報*」を直接取得し、廃棄するまでのプロセスごとの安全管理策を実施する。

*人事・庶務・労務関連の個人情報として以下の書類で使用します。
パート・バイト採用伺い、雇用通知書、雇用契約書、雇用証明書、履歴書、賞与一覧、給与改定一覧、人事考課表、人事伺い、組織図、連絡網類、株主一覧、社員名刺データ、家族状況調べ、各種アンケート、グループ社員プロフィール、役職員名簿など

1 )取得時での取り扱い

a )従業員から個人情報を直接取得する際は、個人情報保護マニュアル3.4.2.4のa)〜h)に則した「同意書」と「誓約書」を作成し、本人より同意を得た上で取得する。なお、「同意書」(様式1-30)と「誓約書」(様式1-25)は、コピーを作成し、両者で保有する。
b )応募者から個人情報を直接取得する際は、個人情報保護マニュアル3.4.2.4のa)〜h)に則した「個人情報の取り扱いについて」を作成し、書面によって本人に明示し、同意を得てから取得する。

2 )移送時での取り扱い

a )個人情報を本支社間、本社会館間、本社吉田間で移送する場合、送り主は「授受記録表」に送付物の内容、数量を明記し「送り確認」欄にチェックする。受取人は記載内容と相違がないことを確認し、「受取確認」を業務部と従業員欄にチェックする。
b )個人情報を業務部と従業員および応募者間で移送する場合、基本的に一人ひとり封筒に入れて本人に手渡しする。また、本人不在の場合は、机の上に個人情報が放置されないよう、机の引出しの中に入れるか、他人の目に触れないように伏せて置く。

3 )利用時および提供時での取り扱い

「個人情報保護マニュアル」の3.4.2.6、3.4.2.7、3.4.2.8に則り、取得目的範囲内で利用および提供を行う。
従業員および応募者より同意を得た範囲を超え、個人情報の利用および提供を行う必要が発生した場合、管理責任者は、新規の利用目的を追加した「個人情報の取り扱いについて」を作成し、再度同意を得た上で取得する。

4 )委託時での取り扱い

従業員と応募者の個人情報を委託する場合は、「委託管理規程」に則り、運用する。

5 )保管時での取り扱い

従業員および応募者の個人情報を保管する場合は、本規程「5.従業員情報の適正管理」、「6.従業員情報の保管期間」に則り、運用する。

6 )廃棄・返却時での取り扱い

a )従業員の個人情報を廃棄・返却する場合は、本規程「7.従業員情報の廃棄・返却」に則り、運用する
b )応募者の個人情報を廃棄・返却する場合、採用となった応募者の個人情報は、本規程「7.従業員情報の廃棄・返却」に則り、運用する。また、不採用となった応募者の個人情報は、直ちに関係書類を本人に返却するか本人の承諾を得てシュレッダー処理をする。

6.個人情報に関するお問い合わせについて

当社は、当社で取り扱う個人情報に関して、ご本人様よりご自身の個人情報の修正・更新及び削除のお問い合わせをいただいた場合には、ご本人のご意思を尊重し、当社の管理規程に則って適切な対応をいたします。

7.個人情報に関する開示などの求めに応じる手続きについて

当社は、開示などの求めに応じる手続きとして次の事項を定めます。

a )開示などの求めの申し出先

苦情・相談窓口担当 加藤 誠
連絡先 TEL:055-241-1111 FAX:055-241-1220
E-mail:p-privacy@sannichi-p.co.jp

当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先
認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申し出先:
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565、0120-700-779

b )開示などの求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示などの求めの方式

連絡先に申し出た際に、提出すべき書面の様式や開示の手続きをお伝えします。

c )開示などの求めをする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

当社マニュアルに基づき、本人又は代理人であることの確認を行います。
具体的な確認方法は、お問い合わせいただいた際にヒアリングした氏名、連絡先を既存の書類と照合し、コールバックをします。また、代理の方による請求の場合は、代理人から問い合わせ元の本人確認書類(免許証、パスポート、健康保険証など)の写しと代理人であること証明する書類をファクシミリまたは郵送などで提出してもらいます。

d )手数料の徴収方法

開示請求に関する手数料は当面定めませんが、今後の運用状況に応じて改訂する場合もあります。

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管理責任者:業務局 萩原 幸人

【お問い合わせ先】
個人情報についてのお問い合わせは、下記部署までお願いいたします。

株式会社サンニチ印刷 苦情・相談窓口担当 加藤 誠
TEL:055-241-1111(平日10:00〜18:00) FAX:055-241-1220
E-mail:p-privacy@sannichi-p.co.jp

【当社が対象事業者となっている「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の解決の申し出先】

当社は次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。

認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先:
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565、0120-700-779

注)上記の認定個人情報保護団体は、当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。